Plan Nedir ?

            İşletmede ne yapılacağının önceden kararlaştırılması veya neyin  ne zaman, nerede ve kim tarafından yapılacağının önceden   belirlenmesi süreci şeklinde ifade edilebilir. Bir başka bir ifadeyle, planlama; kaynakların en etkin verimli bir şekilde kullanılabilmesi amacıyla, işletmenin gelecekte ulaşması gereken amaçları çeşitli seçenekler arasından seçim yaparak saptaması ve işletme içi çalışmaları da seçilmiş olan amaca en etkili olarak ulaşmayı sağlayacak en etkin biçimde düzenlenmesi işlemidir.

            Diğer bir tanımda ise; Planlamayı bir veya daha fazla amaç bunlara ulaşmak için gerekli araç ve yolların önceden tayin ve tespiti olarak tanımlayabiliriz. Planlama, işletme için amaç geliştirme, bu amaçlara ulaşmak için çeşitli alternatiflerin değerlemelerini kapsayan süreçleri içerir. Bu süreçler dış tehlike ve fırsatlarla işletme içi güçler ve zayıflıkların sistematik kontrolünün temelleri üzerinde kurulmuştur.

Niçin Yapılıyor ?

            Neden plan yaparız? Tüm işletmelerde gelecek bir sorun olarak karşımıza bu soru çıkar.Çünkü bütün yöneticiler işletmeyi yaşatmak ve devamlılığını sağlamakla yükümlüdürler.Geleceğin ne olacağını tahmin etmek,işletmesinin nereye gittiğini gelecek yıllarda faaliyetlerinin ne tür bir seyir göstereceğini sistematik bir biçimde öngörmek bu yükümlülüğün önemli bir kısmını oluşturur.Bununla birlikte,geleceğe yönelik düşünme biçimine sahip olan yöneticilerin sayısı ya çok azdır ya da onları devamlı meşgul eden günlük görevlerinde dolayı gerekli zamana sahip değildirler.

Gelecek günlerden emin olunamayacağını bir ilke olarak kabul eden yöneticiler, ilerde meydana gelecek olaylarla ilgili işletme içinde alınmış bütün kararların sistematik bir şekilde incelenmesi gereğini duyarak planlama adı verilen yönetim yönteminden yararlanırlar.

Sistematik bir yöntem olup planlama sayesinde gelecekte belirli bir zaman süresi sonunda erişilmesi istenen amaçlar ve normlar açık olarak belirlenir.İşletmenin faaliyette bulunduğu  çevrede olabilecek değişiklikler tahmin edilerek karar süreçleri içine yeni veriler dahil edilir.Planlama işletmenin bütün bölümlerini kapsayan bütünsel bir yöntem olduğundan geleceğin bütün kararlarının tepkileri uygulamaya geçmeden önce dikkatlice değerlendirilip  meydana gelecek kazanç ve kayıplar belirlenir.

Nasıl Yapılıyor ?

Etkin ve verimli bir planlama yapmak için ne gibi hususlara dikkat etmenin gerekli olduğunu yani planlama ilkelerinin neler olduğunu belirtmek gerekir.

1.  İlk ilkemiz planlama arzusudur.Sorumlu yöneticinin ve tüm yönetim kadrolarının planlamanın azimkar   bir taraflısı olmaları gerekir.Bu ilke yöneticiler arasında planlama yapmak ve onu uygulamak konusunda kesin bir görüş ve işbirliğini gerektirir.

2.  Etkili verimli bir planlama dikey ve yatay olarak uygun bir zaman süresini gerekli kılar.Planlama safhaları uygun bir zaman süresi içinde yer alırlar.Bu yer alma,öngörülen her faaliyetin ayrı ayrı dikey olarak ne kadar zaman süresi içinde bitirilebileceği ile öngörülen bütün faaliyetlerin hepsinin bütün olarak ve birbirlerini takip eden sıra içinde yatay olarak ne kadar zamanı gerektireceğinin bilinmesinden ibarettir.Bütün faaliyetlerin kapsayacakları süreler içinde durumları ve tahmini sonuçları incelenir ve gelecek yılların kaderi şimdiden karara bağlanmış olur.Zaman sürelerini tayin ederken katı ve dogmatik olmaktan çok faaliyetlere uygun gelen bir zaman ufku belirlenmelidir.

3. Alternatifler ilkesi;planlamanın içerdiği her karar,bütün olayların ve mümkün olan tüm faktörlerin incelenmesini,bunlar arasında işletmenin amaçlarına en iyi gerçekleştirebilecek alternatiflerin seçimini kapsar.Bütün alternatiflerin elde edilebilmesi ise yönetimin etkin bir bilgi sistemini gerekli kılar.

Alternatifler arası seçim yaparken söz konusu kararların veya sorunların çözümüne dikkat,stratejik niteliğe sahip faktörlere verilmelidir.Böylece alternatifler arası bir seçim yapmak kolaylaşır ve stratejik yönetime sahip olmayan alternatifler ortadan kaldırılarak sınırlama yoluna gidilir.

4. Dördüncü ilke olarak,rekabet şartları altında verimli bir planlama rakiplerin ne yaptığını ve ne yapabileceğini değerlendirerek iyi belirlenmiş bir faaliyet yönünün seçiminin gerekliliğini söyleyebiliriz.Buna strateji seçimi ilkesi denilmektedir.

5. Geleceğin bazı belirsizlikleri ve riskleri taşınan planlamada büyük bir esneklik veya esnek değerleme sağlanmasını gerektirir.Yani katı bir planlama beraberinde birtakım tehlikeleri ve göze alınamayacak maliyetleri de getirir.Bu yüzden esnek planlama yapmak,planlar üzerinde devamlı bir kontrolü sağlayarak gerektiğinde değişikliklere yönelmek esneklik ilkesini doğurmaktadır.

6. İşletme planlaması her sorumlu yöneticinin kendi sahasındaki bilgileri tamamlayarak bir ekip çalışması yapmasını gerekli kılar.Kararları uygulamada sorumluluk taşıyan herkes bu kararların alınmasına  aktif olarak şu veya bu şekilde katılmalıdır.Ekip halinde çalışma ve ekibi oluşturan yöneticilere birbirleriyle tartışma imkanlarını sağlanması  iyi bir planlama sisteminin haberleşme ilkesini meydana getirir.Ekip çalışmasını gerektiren bu ilke yöneticilerin yalnız kendi seviyesindeki meslektaşlarıyla değil üst ve alt seviyedeki yöneticilerle de ilişkide bulunmalarını gerekli kılar.

7.  Düzenli olarak karşılaştırmaları sağlayacak basit bir model meydana getirmek için mümkün olan her karar ve onun sonuçları yazılı olarak kaleme alınmalı ve mümkünse rakamlaştırılmalıdır. Buna doküman ilkesi adı verilir. İmkanlar ölçüsünde belirli sınırlar içinde bütün temel yönetici kararlar yazılı olarak el altında bulundurulmalıdır. Bizi bu ilkeye iten nedenlerden biri,sorunun ve onun mümkün nedenlerinin yazılı bir kısmını saklamak periyodik kontrollerde kullanmayı sağladığı gibi sorunlara düşünsel olarak hakim olabilmeyi de kolaylaştırır.Hatta yazılı planlar gerektiğinde yerinden çıkarılabilen kağıtlar üzerine yazılmalı ve bir klasör içinde saklanmalıdır. Bu durum planların belirli bir bölümü ile ilgilenen kimselere sadece o kısmını kolayca vermek olanağını sağlar.